_Extended Task Management
Taak management is een heel belangrijk onderdeel van uw onderneming omdat deze ervoor moet zorgen dat alle uitstaande punten of acties punctueel en op de juiste wijze worden uitgevoerd. Taak management in PeopleXS is nauw verbonden met de workflow en is nu uitgebreid met nieuwe mogelijkheden:
- Taak reserveringen voorkomt dat andere gebruikers dezelfde taak oppakken en geeft een overzicht van welke taken door wie zijn gereserveerd
- Taken beheren die niet gekoppeld zijn aan de workflow
- Meer mogelijkheden bij het versturen en ontvangen van status notificaties per e-mail
- Bewerken/aanpassen van de taak geschiedenis/historie
- Taak als privé markeren
- Meer opties om status en prioriteit te managen
De meeste van deze opties zullen pas beschikbaar zijn nadat deze zijn geactiveerd door uw PeopleXS administrator in het “workflow/setup” menu.
Taak reserveringen
Met taak reservering zorg je ervoor dat andere geen taken kunnen oppakken die je persoonlijk zou willen uitvoeren. Met taakreserveringen zullen er meer filter opties zijn. Het reserveren van taken geeft u ook een duidelijker overzicht in wie wat doet.
Taak reserveringen kunnen aangewend worden als een distributie mechanisme voor nieuwe taken, door gebruikers taken te laten ophalen uit het overzicht “Taken zonder reserveringen”.
Taak reserveringen kunnen geannuleerd worden door de eigenaar van de taak of door gebruikers met “recruitment manager” toegangsrechten.
(Privé) taken die niet gekoppeld zijn aan de workflow
Maak uw eigen taak aan die niet gekoppeld is aan de workflow. Dit geeft u de mogelijkheid om snel notities zoals “terugbellen” op te slaan zonder dat het invloed heeft op de workflow.
Taken die buiten de workflow om zijn aangemaakt kunnen worden gekoppeld aan een kandidaat, contactpersoon etc. en kunnen ook gefilterd worden aan de hand van “mijn taken”. Verder kunt u deze taken als privé markeren zodat alleen de eigenaar van de taak deze kan inzien en bewerken.
Status notificatie
Meerdere opties zijn beschikbaar gesteld om e-mail notificaties aan te scherpen, te versturen of ontvangen. Bedrijfsbrede instellingen kunnen worden gemaakt om ‘nooit’, ‘altijd’ of ‘ter beslissing van de eigenaar van een taak’ email notificaties te versturen. Andere instellingen kunnen deze instellingen in speciale gevallen weer overschrijven. Bijvoorbeeld wanneer nieuwe kandidaten via een formulier binnenkomen van uw website, waarbij het versturen van notificaties wordt gewijzigd in ‘altijd’ in plaats van ‘nooit’ (als dit de algemene instelling zou zijn geweest).
Welke gebruiker op een locatie e-mail notificatie moet ontvangen kan worden beheert. Dit kan worden ingesteld per combinatie van gebruiker en locatie. Dit staat u toe om meerdere gebuikers per locatie met toegang te authoriseren (zodat ze taken kunnen bekijken en beheren) maar van het ontvangen van email notificaties uit te sluiten op die locatie. Tot slot kan er een ‘deep link’ gebruikt worden in de notificatie mail die direct naar het kandidaat, lead of ander object in PeopleXS verwijst, samen met de mogelijkheid om de verstuurder van het bericht begeleidend commentaar te laten toevoegen.
Bewerken taak historie
Het is nu mogelijk om een taak historie te bewerken. Tevens is het mogelijk om taken te verwijderen die niet binnen de workflow processen vallen.
Managen van status en prioriteit
De status en prioriteit van elke taak kunnen nu ook apart gemanaged worden. U kunt deze velden ook als filter opties gebruiken om bijvoorbeeld alleen taken met een hoge prioriteit weer te geven op het takenscherm.
Overige verbeteringen
- Kalender om agendering termijn vast te leggen
- De workflow niet af te sluiten nadat deze de eindstatus heeft bereikt
- Melding bij open taken waneer u deze kandidaat, contactpersoon, etc. wilt archiveren of deleten.
- Initiëren van een taak bij een status/locatie in een hele nieuwe workflow
FAQ's:
Q: De opties zijn niet beschikbaar
A: Vraag uw PeopleXS administrator binnen uw organisatie om de opties te activeren die u graag zou willen gebruiken
Q: Waarom heb ik een extra status veld nodig? De workflow geeft toch al een status aan?
A: De workflow status geeft de status weer van een sollicitant, contactpersoon, etc. binnen het gehele proces. De taak status kan worden gebruikt om de status van een individueel taak te beheren.
Q: Waarom wordt de workflow niet afgesloten, wanneer deze het eindpunt heeft bereikt?
A: Hierdoor krijgt u nog de mogelijkheid om eventuele actiepunten af te ronden zoals bijvoorbeeld administratieve zaken rondom de sollicitatie. Doordat de workflow nog open is wordt u erop geattendeerd dat deze handelingen nog uitgevoerd moeten worden. Wanneer u de workflow toch wilt afsluiten kunt u dit doen door workflow gereed aan te vinken bij de laatste taak.
Q: De “delete” knop verdwijnt soms?
A: U kunt alleen taken verwijderen die buiten de workflow om zijn gedefinieerd, vandaar dat de knop “delete” niet weer gegeven wordt bij taken die binnen de workflow vallen.