Bedrijfsblog
PeopleXS is constant in beweging. Benieuwd wat er speelt binnen onze organisatie? Kijk dan eens in ons bedrijfsblog!
Tips & Tricks: Hoe maak ik een vacaturetemplate aan in Peoplexs
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Binnen Peoplexs is het mogelijk om één of meerdere vacaturetemplates aan te maken. Middels deze templates is het mogelijk om op een eenvoudige manier de basis te leggen voor nieuwe vacatures welke je in de toekomst moet aanmaken. Moet je bijvoorbeeld regelmatig vacatures opstellen waarbij de vacaturetekst, vacaturenaam en contactgegevens gelijk zijn, dan kun je hiervoor een template opstellen. Wanneer dit template is aangemaakt kun je deze vervolgens kiezen bij het aanmaken van een nieuwe vacature. De informatie die in de template staat gegeven wordt dan automatisch ingevuld in de nieuwe vacature. Je hoeft daarna alleen de informatie toe te voegen die specifiek van belang is voor de vacature die je aanmaakt.
Aanmaken van een template in Peoplexs
Via Recruitment | Vacatures | Toevoegen template kun je een nieuw template creëren. Kies allereerst voor 'Toevoegen template' waarna er een scherm verschijnt waarin je de basisgegevens voor de template kan ingeven. Dit scherm is hetzelfde als bij het toevoegen van een vacature, echter worden de gegevens als een template opgeslagen. Allereerst geef je de naam van het template in. Geef daarna bij 'Geldig vanaf' de datum van vandaag in en bij 'Geldig tot' een datum in de toekomst. Let wel dat de template de dag ná de 'Geldig tot-datum' automatisch wordt gearchiveerd. Afhankelijk van de velden welke in de setup van Peoplexs geactiveerd staan, kun je de overige informatie invullen. Kies vervolgens voor 'Bewaar' waarmee je naar de overzichtstab van de template gaat. Bovenin het scherm zie je staat 'Template' weergegeven voor de naam van de functie. Hieraan kun je herkennen dat de gegevens zijn opgeslagen als een template.
Nu de template is aangemaakt kun je de overige gegevens ingeven onder de verschillende tabs. Allereerst kun je onder de tab 'Vacature' de algemene gegevens van de template ingeven. De velden die hier beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de instellingen in de setup van Peoplexs.
Vervolgens kun je via de 'Profiel-tab' het matchprofiel van de vacature opzetten. Via deze matchprofielen is het mogelijk om kandidaten en vacatures te matchen. De matchprofielen welke je aangeeft onder de template worden automatisch meegenomen naar de vacature waarvoor het specifieke template wordt gekozen. Op deze manier kun je automatisch een schifting aanbrengen in de kandidaten die gesolliciteerd hebben op deze vacature. Hierover kun je meer lezen in de Tip and Trick: Het opzetten van matchprofielen.
Vervolgens geef je onder de portaltab de informatie in welke via de vacatureportal wordt gepubliceerd. Hier plaats je bijvoorbeeld de vacaturetekst op basis van de velden 'Omschrijving', 'Opleiding' en 'Ervaring' maar ook de contactgegevens. De velden die onder deze tab getoond worden zijn afhankelijk van de instellingen in de setup van Peoplexs. Meer informatie over het opmaken van vacatureteksten vindt je via: Hoe stel ik een nette vacaturetekst op?
Nu de vacaturetekst is ingegeven is de template compleet en kun je voor 'Bewaar' kiezen. Wanneer je een nieuwe vacature aanmaakt is het mogelijk dit template te selecteren zodat de basisgegevens automatisch worden ingevuld.
Toevoegen van een vacature
Via Recruitment | Vacatures | Toevoegen vacature kun je een nieuwe vacature toevoegen. Net als bij het aanmaken van een template verschijnt eerst het toevoegscherm waarin je de naam, 'Geldig vanaf' en 'Geldig tot' moet ingeven. Tevens heb je nu de mogelijkheid om bij 'Template' de template te kiezen welke je hebt aangemaakt. Wanneer je deze gegevens bewaart zie je dat de basisgegevens voor de vacature zijn ingevuld aan de hand van de template. Het is nu mogelijk om enkele specifieke gegevens toe te voegen waarna je de vacature kunt publiceren.
Tips & Tricks: Koppelen van contactpersonen aan een vacature
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Binnen Peoplexs is het mogelijk om één of meerdere contactpersonen toe te voegen aan een vacature. Deze contactpersonen zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de afhandeling van de kandidaten van een specifieke vacature. Via de macro's in de correspondentie naar de kandidaten kan verwezen worden naar deze contactpersoon. Tevens kunnen gebruikers vanuit Peoplexs gemakkelijk kandidaten doorsturen naar deze contactpersoon of kunnen ze middels een rol toegang krijgen tot de vacature in de portal.
Toevoegen van een contactpersoon aan een vacature
Wil je een contactpersoon toevoegen aan een vacature dan kun je dit doen via Recruitment | Vacatures | Kies vacature | Tab Contactpersonen. Je kunt hier een bestaande maar ook een geheel nieuwe contactpersoon toevoegen aan de vacature. Wil je een geheel nieuwe contactpersoon toevoegen dan kies je voor 'Toevoegen contactpersoon'. In het volgende scherm geef je de gevraagde informatie in zoals de naam en de titel van de nieuwe contactpersoon. Vervolgens kies je voor 'Bewaar' waarmee het profiel voor de contactpersoon is aangemaakt. Het is nu mogelijk om de overige gegevens toe te voegen. Omdat dit profiel is aangemaakt vanuit de vacature is deze automatisch gekoppeld. Onder de tab vacatures vindt je dan ook de vacature waaraan je de contactpersoon aan gekoppeld hebt.
Je kunt ook een bestaande contactpersoon toevoegen aan een vacature. Hiervoor kies je in het kader 'Vacature contactpersonen' allereerst voor één van de elementen 'vacature', 'account', 'onderdeel van' of 'alle accounts'. Kies je hier voor 'Vacature' dan worden de contactpersonen die reeds aan de vacature zijn gekoppeld getoond. Bij 'Account' worden de contactpersonen getoond van het account waaraan de vacature is gekoppeld. 'Onderdeel van' geeft ook de contactpersonen van de bovenliggende accounts weer. Kies je voor 'Alle accounts' dan worden de contactpersonen van alle accounts getoond. Binnen de getoonde contactpersonen kun je via de zoekfunctie zoeken naar juiste contactpersoon. Wil je een contactpersoon verwijderen uit de vacature, dan zoek je deze allereerst via één van de vier elementen op. Daarna kun je deze contactpersoon selecteren en kies je voor 'Verwijderen uit vacature'.
Het is mogelijk om meerdere contactpersonen te koppelen aan een vacature. Echter is er altijd maar één algemene contactpersoon. Deze contactpersoon wordt getoond in het kader 'Algemeen contactpersoon' onder de tab 'Contactpersoon'. Tevens staat de algemene contactpersoon met zijn/haar functie, emailadres en telefoon boven in het scherm weergegeven. Wil je de algemene contactpersoon wijzigen dan selecteer je in het pulldown-menu een andere contactpersoon en kies je voor 'Selecteer'. De informatie in de overzichtsbalk en in het vak worden direct aangepast.
Wil je de contactpersonen een bepaalde rol toekennen dan kies je voor 'Rol onbekend'. Vervolgens kies je bij 'Rol' welke specifieke rol je deze contactpersoon wilt geven. Middels deze rol zijn de vacature en de kandidaten zichtbaar in de managersportal.
Vacature aanmaken via een account
Wil je een nieuwe vacature aanmaken dan kun je deze automatisch een contactpersoon mee laten geven. Via Recruitment | Accounts | Tab Vacatures | Toevoegen vacature is het mogelijk om een nieuwe vacature aan te maken welke direct gekoppeld wordt aan het account. De 'Algemene contactpersoon' van het account wordt dan tevens de contactpersoon van de vacature.
Tips & Tricks: Het opzetten van matchprofielen binnen Peoplexs
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Via de matchprofielen binnen Peoplexs is het mogelijk om kandidaten en vacatures te matchen. Aan de vacatures binnen jullie omgeving kun je via de tab 'Profiel' verschillende matchcriteria meegeven zoals bijvoorbeeld 'regio', 'opleidingsniveau' en 'talen'. Wanneer kandidaten vervolgens reageren op de vacature wordt hen gevraagd om dezelfde criteria in te vullen op het sollicitatieformulier. Zodra de kandidaat-gegevens zijn binnengekomen in Peoplexs wordt er aan de hand van deze matchcriteria een matchscore gegeven. Deze matchscore wordt voor iedere individuele kandidaat gegeven. In één oogopslag is het daardoor mogelijk om te zien welke kandidaten op basis van de matchprofielen voldoen aan de criteria van de vacature.
Toevoegen matchcategorieën
In de setup van Peoplexs is het mogelijk om de matchcategorieën aan te maken en te wijzigen (Setup | Matchprofiel). Hier vindt je een lijst me alle aangemaakte matchprofielen binnen jullie omgeving. Wil je hier een nieuwe matchcategorie aan toevoegen dan kies je voor 'Toevoegen categorie'. Wanneer je wijzigingen wilt aanbrengen in een bestaande matchcategorie kun je voor deze specifieke categorie kiezen. In het volgende scherm kun je het matchprofiel opzetten of wijzigen. Allereerst geeft je de matchcategorie een naam via 'Categorie', bijvoorbeeld 'Opleiding'. Daarna kun je een subcategorie kiezen, bijvoorbeeld 'Niveau'.
Vervolgens kun je de schermnamen ingeven in het kader 'Labels'. Bij label-categorie en label-subcategorie kun je de namen ingeven zoals deze binnen Peoplexs op het scherm verschijnen. Voor het gemak geven we de 'Weight label' op dit moment nog geen naam. Wel is het van groot belang dat het 'Matchgedrag' voor de matchcategorie wordt opgezet. Allereerst geeft je hier de sorteervolgorde aan, dit is de plaats die de matchcategorie in de lijst krijgt. Tot slot geeft je het maximum aantal punten in waarmee je het absolute gewicht van de matchcategorie definieert. Is opleidingniveau van groter belang bij de sollicitatieprocedure dan kun je deze een hogere waarde geven ten opzichte van de andere matchcategorieën.
Toevoegen Matchitems
Nu de matchcategorie is opgezet is het mogelijk om verschillende matchitems toe te voegen. Bij de matchcategorie 'Taal' zijn de matchitems bijvoorbeeld 'Nederlands', 'Spaans', 'Deens' en 'Duits'. Bij bestaande matchcategorieën wordt de lijst met matchitems aan de rechterzijde van het scherm weergegeven. Wil je een bestaand matchitem wijzigen of verwijderen dan kun je op het betreffende matchitem klikken. Wil je een matchitem toevoegen dan kies je voor 'Toevoegen matchitem'. Geef daarna de naam van het item in onder 'Match op'. Via de sorteervolgorde geef je aan welke plaats dit item moet krijgen in de lijst van matchitems. Tot slot kies je voor 'Bewaar' waarmee het item opgeslagen wordt.
Binnen deze matchitems kun je verschillende niveaus aangeven zoals 'beginner', 'gemiddeld' en 'gevorderd'. Het aantal niveau's kun je aangeven bij 'Bereik wegingsfactoren' in het kader 'Match gedrag'. Daarna geef je bij 'Weight label' de schermlabels in van de verschillende waarden. De eerste waarde moet gegeven worden bij 'Weight label 1'. Wanneer je bij de matchitems geen niveaus wilt aangeven kun je bij 'Bereik wegingsfactoren' een 1 ingeven.
Wanneer de matchcategorieën zijn opgezet is het mogelijk om deze velden toe te voegen op het sollicitatieformulier van de kandidaat. Zodra het sollicitatieformulier door een kandidaat is verzonden worden de gekozen matchitems in het profiel van de kandidaat geplaatst. Deze gegevens zijn te vinden bij de kandidaten onder de 'Profiel-tab'. Aan de hand van deze gegevens kan via een uitgebreide zoekactie gezocht worden naar kandidaten waarbij een matchscore wordt gegeven.
Heeft een kandidaat op een specifieke vacature gereageerd, dan wordt er een matchscore gegeven aan de kandidaat op basis van de matchcategorieën. Deze matchscore kun je vinden via Recruitment | Vacatures | Kies een vacature | Tab Sollicitaties. Deze matchscore geeft een indicatie in hoeverre de kandidaat geschikt is voor deze specifieke vacature.
Tips & Tricks: E-forms in Peoplexs
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Binnen Peoplexs is het mogelijk om via E-forms bepaalde informatie toe te voegen aan de dossiers van onder andere de elementen 'Accounts', 'Contactpersonen', 'Vacatures' en 'Kandidaten'. Binnen een kandidatendossier is dit bijvoorbeeld informatie die in een bepaald stadium van het wervingsproces toegevoegd dient te worden aan het dossier zoals 'een eerste indruk van een kandidaat' of 'een gespreksverslag van het sollicitatiegesprek'. Een e-form wordt getoond in de stap van de workflow waaraan deze is verbonden. Door dit e-form in te vullen en te bewaren wordt deze als een document opgeslagen onder de kandidaat.
Aanmaken e-form
De e-forms kun je aanmaken in de setup van Peoplexs via Setup | Formulieren. Hier vindt je allereerst de lijst met de bestaande formulieren binnen jullie omgeving. Wil je een nieuw formulier aanmaken dan kies je voor 'Toevoegen formulier'. Daarna geeft je het formulier allereerst een naam en kies je bij 'Type' voor 'e-form'. Wanneer je dit bewaard verschijnt de 'Setup' van het e-form. Geef deze allereerste een naam (dit is de titel welke bovenaan het formulier is te vinden) en kies daarna het type waarvoor je het e-form wilt gebruiken. Wil je het e-form gebruiken om extra informatie toe te voegen aan een kandidatendossier dan kies je hier voor het element 'Kandidaten'. Vervolgens kies je 'Bewaar'. Er verschijnt nu een scherm waarin je de gewenste velden kan toevoegen aan het e-form. Deze velden corresponderen met de velden in de database van Peoplexs.
Velden toevoegen
Wil je velden toevoegen aan het e-form dan kies je voor 'Toevoegen element'. In het volgende scherm kun je het gewenste veld toevoegen. Je kunt hierbij kiezen tussen standaardvelden, matchvelden en custom velden. Wanneer je het veld gekozen hebt kun je het een schermlabel meegeven. Dit is de naam die het veld krijgt op het formulier. Wil je het veld verplicht maken dan kies je logischerwijs voor 'Verplicht'. Het formulier kan dan alleen bewaard worden wanneer alle verplichte velden ook daadwerkelijk zijn ingevuld. Via 'Alleen lezen' wordt het veld op het formulier geplaatst waarbij het niet gewijzigd kan worden. Bij een bestaand profiel zou via een 'alleen lezen' veld bijvoorbeeld bepaalde informatie uit het kandidatendossier getoond kunnen worden welke niet door de behandelaar gewijzigd hoeft te worden.
Koppelen van een e-form aan een workflow
Binnen Peoplexs moet het e-form aan een workflow worden toegevoegd. Het e-form wordt daarmee aan een specifieke taak gekoppeld waardoor deze verschijnt zodra een workflow op deze status is geplaatst. Dit kan gekoppeld worden via Setup | Procesdesigner | Workflows | Kies workflow | Taken | Kies taak | Automatische verwerking. Kies daarna voor e-form. Via de picklist kies je het e-form dat aangemaakt is. Daarna kun je kiezen om het formulier voor of na behandeling te tonen. Wanneer er gekozen is voor 'Voor behandeling' dan verschijnt het e-form wanneer de gebruiker de taak activeert. Wordt er gekozen voor 'Na behandeling' dan verschijnt het formulier wanneer deze in de volgende status geplaatst wordt.
Wanneer het formulier verschijnt in het takenscherm van de gebruiker heeft deze de mogelijkheid om de gegevens in te vullen. Zodra het formulier ingevuld is kan de gebruiker voor 'Bewaar' kiezen waarmee het e-form als document wordt opgeslagen in het dossier. Het e-form is daarmee geschikt voor het toevoegen van specifieke informatie aan dossiers binnen Peoplexs.
Tips & Tricks: uitgebreid zoeken in cv’s
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Vanuit Peoplexs is het mogelijk om te zoeken in de cv's die meegestuurd zijn door de kandidaten. Voordat je een vacature publiceert via diverse kanalen heb je de mogelijkheid om eerst in de bestaande database te zoeken naar geschikte kandidaten. Via de uitgebreide zoekfunctie, welke je kan vinden via Recruitment | Kandidaten | Uitgebreide zoekfunctie, kun je op zowel standaardvelden, customvelden als matchvelden zoeken. Daarnaast is het mogelijk om in de cv's van de kandidaten te zoeken. In deze Tip and Trick wordt uitgelegd welke zoekmogelijkheden er zijn in de cv's van de kandidaten. Let wel, hiervoor moet deze functionaliteit wel geactiveerd zijn in jullie systeem.
Wil je een uitgebreide zoekactie uitvoeren in de cv's van de kandidaten dan dien je allereerst het element 'cv' te kiezen. Wanneer je dit element kiest verschijnt er een tekstveld in het scherm waarin je de gewenste zoekwoorden kunt plaatsen. De meest eenvoudige zoekactie kun je uitvoeren door slechts één woord in te geven. Na het invoeren van het zoekwoord kies je voor 'Zoek' waarbij het aantal zoekresultaten wordt getoond. Vervolgens kies je voor 'Toon resultaten' waarmee de resultaten van de zoekactie worden weergeven. Standaard worden in de lijst alleen de actieve kandidaten getoond. Wil je ook de gearchiveerde kandidaten zien dan kies je voor 'Gearchiveerd' en daarna 'Zoek in resultaten'. Wanneer je op slechts één woord zoekt is het mogelijk dat er een groot aantal resultaten worden gegeven. Wil je de juiste kandidaten vinden dan is het verstandig om de zoekactie zo specifiek mogelijk uit te voeren. Hiervoor kun je de volgende zoekmogelijkheden gebruiken:
AND
Bijvoorbeeld 'bidmanager AND projectmanager'. Deze zoekopdracht geeft alleen de kandidaten weer met cv's waarin beide woorden voorkomen.
OR
Bijvoorbeeld 'bidmanager OR projectmanager'. Deze zoekopdracht geeft alle kandidaten weer waarbij één van deze twee woorden wordt gevonden.
AND NOT
Bijvoorbeeld 'bidmanager AND NOT projectmanager'. Deze zoekopdracht geeft alle kandidaten weer waarbij bidmanager in het cv staat vermeld. Tevens worden de cv's waarin projectmanagers staat vermeld niet getoond in de resultaten.
AND/OR
Je kunt je zoekactie nog verder uitbeiden door AND en OR samen te gebruiken. Bijvoorbeeld '(bidmanager OR projectmanager) AND administratie'. Let wel dat het eerste gedeelte tussen haakjes moet worden geplaatst. Deze zoekopdracht geeft alle kandidaten weer waarbij er bidmanager of projectmanagers in het cv staat, maar ook administratie.
Het is ook mogelijk dat je wilt zoeken op woorden waar een spatie tussen staat zoals 'Project manager'. Wanneer er tussen de woorden een spatie is gegeven dien je deze als volgt tussen apostrofs te zetten, "Project manager".
Wil je zoeken op een deel van een woord dan gebruik je de (*). Wanneer je *leasebedrijf ingeeft worden alle kandidaten getoond die in hun cv leasebedrijf of een combinatie met leasebedrijf hebben opgenomen zoals autoleasebedrijf.
Bovenstaande zijn de meest gebruikte zoekmogelijkheden binnen Peoplexs. Het is ook mogelijk om de overige zoekmogelijkheden na te lezen. Deze worden aangeboden in Peoplexs zodra je bij een uitgebreide zoekactie het element 'cv' toevoegt. Boven het tekstveld staat de link 'Full-text search quick reference' waarmee je het bestand met overige zoekmogelijkheden opent.
Tips & Tricks: updaten van kandidatenprofielen
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Binnen het element 'Kandidaten' in Peoplexs heb je de mogelijkheid om alle actieve, nieuwe en gearchiveerde kandidaten te beheren. Deze kandidaten worden gekoppeld aan vacatures en eventueel aangenomen of afgewezen. De dossiers worden allen opgeslagen in Peoplexs waardoor er na verloop van tijd een omvangrijke database kan ontstaan. Het is dan interessant om bij nieuwe vacatures allereerst de bestaande database te raadplegen om te zien of deze kandidaten mogelijk wel geschikt zijn voor een nieuwe vacature binnen jouw organisatie.
Bescherming van de persoonsgegevens
Hou hierbij wel rekening met de wet op Bescherming van de Persoonsgegevens waarbij de gegevens van de kandidaten voor een bepaalde tijd bewaard mogen worden. Wanneer een kandidaat niet expliciet akkoord is gegaan met het bewaren van zijn gegevens, dienen deze binnen vier weken na afwijzing teruggezonden of geanonimiseerd te worden. Is er wel toestemming gevraagd aan de kandidaat, dan mogen de gegeven een jaar lang bewaard worden. Na een jaar kan de organisatie de sollicitant benaderen voor het verlengen van de toestemming en eventueel het actualiseren van de gegevens.
Update kandidatenprofiel
Waarom is het interessant om het kandidatenprofiel te updaten? Allereerst is het belangrijk dat de kandidaat toestemming geeft om de gegevens voor langere tijd in de database te houden. Tevens kunnen kandidaat-gegevens na verloop van tijd wijzigen waardoor het profiel geen actueel beeld geeft van de kandidaat. Mogelijk heeft de kandidaat reeds een andere baan of is hij bijvoorbeeld verhuisd. Wil je een kandidaat benaderen dan is het van belang dat zijn gegevens correct in kandidatenprofiel vermeld staan. Vanuit Peoplexs is het mogelijk om een update te doen van een kandidatenprofiel waarbij de kandidaat zijn of haar gegevens kan wijzigen en ontbrekende gegevens kan toevoegen. De kandidaat wordt dan benaderd via een mail waarin een link is opgenomen. Via deze link gaat de kandidaat naar een formulier waarin de gegevens aangepast of toegevoegd worden. Deze worden dan bijgewerkt in het kandidatenprofiel. Hierbij bepaalt u zelf de velden op het formulier, dus ook welke gegevens een kandidaat kan updaten.
Aanmaken email
Hiervoor moet je allereerst een maatwerkformulier aanmaken. Dit is het formulier waarin de kandidaat zijn of haar gegevens kan wijzigen Dit maatwerkformulier maak je aan via: Setup | Op maat maken | Kandidaten | Maatwerkformulieren. Via 'Toevoegen formulier' maak je het nieuwe formulier aan waarbij je de gewenste standaard, custom en matchvelden toe kan voegen.
Wanneer je het maatwerkformulier hebt toegevoegd maak je een email-template aan. Bij het aanmaken van het template dien je te kiezen voor het element 'Kandidaat'. Vervolgens dien je de volgende URL toe te voegen in het email-template:
https://ssl1.peoplexs.com/Peoplexs22/eFormportal/eForm.cfm?CustomFormID=xxxx&[CandidateUpdateID]&[CandidateUpdateCode]
Tot slot dien je in de URL het ID van het maatwerkformulier in te vullen op de xxxx. Deze kun je vinden via Setup | Op maat maken | Kandidaten | Maatwerkformulieren. Achter de naam van het formulier staat het ID gegeven. Zodra het ID is toegevoegd aan de URL is de email gereed en kun je deze verzenden.
Wil je graag meer weten over het aanmaken van een email-template, ga dan naar de Tip & Trick 'Hoe stel ik een template op in Peoplexs'. Hier staat nauwkeurig uitgelegd hoe je een email-template kunt opstellen.
Wanneer je het email-template hebt aangemaakt is het verstandig om deze te testen voordat je deze verzend. Maak hiervoor een (test)kandidaat aan met je eigen emailadres waarnaar je de e-mail verzend. Wanneer je deze hebt ontvangen kun je de gegevens invullen of wijzigen. Ga daarna naar het (test)kandidaat profiel waarin je ziet dat de gegevens zijn bijgewerkt.
Tips & Tricks: Hoe kunnen managers een emailnotificatie ontvangen
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Peoplexs biedt de mogelijk om managers via de portal bij het wervingsproces te betrekken. Via een managersportal hebben de managers dan inzage in de kandidatendossiers maar ook in de lopende workflows. Deze kandidatendossiers worden door de gebruikers vanuit Peoplexs doorgestuurd naar de managers middels de workflow. Omdat het voor een manager niet doenlijk is om de takenlijst continu in de gaten te houden is het mogelijk om gebruik te maken van emailnotificaties. Zodra er een nieuwe taak in de takenlijst van de manager verschijnt wordt deze hiervan direct op de hoogte gebracht middels een email.
Emailnotificaties opzetten
Allereerst is het belangrijk om te controleren of de managers aan de juiste Accounts zijn gekoppeld. Wanneer de emailnotificaties zijn opgezet zal de manager deze ontvangen van de taken die verbonden zijn aan dit specifieke account. Dit zijn bijvoorbeeld notificaties van de taken in de workflow van de vacature welke verbonden is aan een specifiek account. Ook krijgen de managers notificaties van de taken van de kandidaten die gereageerd hebben op de vacature die aan ditzelfde account is verbonden. Deze notificaties worden verzonden wanneer de workflowstatus op een specifieke locatie is gezet welke zichtbaar is in de managersportal.
Wil je de emailnotificaties voor de managers binnen jullie omgeving activeren dan ga je allereerst naar: Setup | Procesontwerper | Workflows | Setup. In het kader 'Email alarm' geef je aan wanneer een bericht wordt verzonden bij wijziging van een locatie. Bij 'Nooit' wordt er geen bericht verzonden. Kies je voor 'Altijd', dan wordt bij elke wijziging van de locatie in de workflow een notificatie verzonden naar de managers. Het is tevens mogelijk om de gebruikers zelf te laten bepalen wanneer een notificatie wordt verzonden via 'Gebruiker beslist of een e-mail notificatie verstuurd moet worden'. Bij een statusupdate wordt dan de optie 'Waarschuw locaties' geboden welke je kunt aanvinken als gebruiker. Tot slot dien je 'Bericht managers' aan te vinken.
Vervolgens dienen de managers in hun portal via het tabblad 'Setup' aan te geven of zij mailnotificaties willen ontvangen voor 'mijn taken' of 'alle taken van mijn organisatie onderdeel'. Via mail ontvangen voor 'mijn taken' ontvangen de managers notificaties van het account waaraan zij verbonden zijn. Wil de manager ook notificaties ontvangen van lopende workflows in onderliggende accounts, dan kan er gekozen worden voor 'alle taken van mijn organisatieonderdeel'.
Tip
Voor de managers is het tevens mogelijk om een notificatie te ontvangen wanneer een kandidaat heeft gereageerd op een vacature. In de workflow dien je de locatie welke zichtbaar is in de managersportal als startlocatie aan te geven. Daarna ga je naar het sollicitatieformulier via Setup | Op maat maken | Kandidaten | Maatwerkformulieren | Kies sollicitatieformulier | Setup. In de Setup ga je vervolgens naar het kader 'Ontvangst' waar je 'Verstuur e-mail notificatie naar workflow locaties' aanvinkt. Voor elke kandidaat die gereageerd heeft op een vacature ontvangt de managers dan een notificatie.
Tips & Tricks: Hoe maak ik een nieuwe workflow aan in Peoplexs
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Binnen Peoplexs is het mogelijk om een workflow aan te maken die correspondeert met de processen binnen jullie organisatie. Workflows zijn de kern van Peoplexs en bestaan uit een aantal taken welke door bijvoorbeeld afdelingen of recruiters worden afgerond. Een taak binnen de workflow is altijd toegewezen aan een bepaalde locatie. Deze locatie is de naam voor een specifieke persoon of een groep personen binnen de organisatie (bijvoorbeeld: Administratie). Het doel van het werken met een workflow is het houden van overzicht op de uit te voeren taken maar ook de mogelijkheid tot ingrijpen indien dit nodig is.
Aanmaken van een workflow
De nieuwe workflow maak je aan via Setup | Process ontwerper | Workflows. Allereerst kies je hier voor 'Toevoegen workflow'. In het volgende scherm vul je allereerst de naam van de workflow in en vervolgens het type workflow. Wordt de workflow aangemaakt voor het element 'Kandidaten' dan kies je bij 'Type' logischerwijs voor dit specifieke element. Vervolgens moet je een conditie toevoegen aan de workflow via het kader 'Conditie'. Deze conditie geeft aan wanneer deze specifieke workflow moet starten. Hier vul je allereerst 'False' in, waarmee je ervoor zorgt dat de workflow niet wordt opgestart voordat hij volledig is opgezet. Kies vervolgens voor 'Bewaar'.
Ga nu naar de tab 'Taken'. Hier kun je de gewenste stappen van de workflow toevoegen door middel van 'Toevoegen taak'. Wanneer een taak is toegevoegd dien je deze allereerst een naam te geven via 'Taaknaam'. Hierbij is het verstandig om de taak te nummeren, bijvoorbeeld '01. Registratie'. De eerste stap is tevens het startpunt van de workflow. Dit kun je aangeven in het kader 'Start en eindpunt' via 'Taak is startpunt in een procedure'. Binnen een workflow is er slechts één startpunt mogelijk. Daarna kun je via het kader 'Relaties' de voorgaande en de vervolgstatus van een bepaalde taak bepalen. Tot slot kun je in het kader 'Templates' aangeven welke templates je aan deze status wilt verbinden.
Nu de eerste taak is ingevuld kunnen de vervolgtaken aangemaakt worden. Hierbij hoef je het kader 'Start en eindpunt' niet in te geven. Wanneer de vervolgtaken zijn aangemaakt dient de workflow een aantal eind-statussen te krijgen zoals 'Aangenomen' en 'Afgewezen', hierop zijn natuurlijk ook varianten mogelijk. In tegenstelling tot het startpunt is het hier wel mogelijk om meerdere eind-statussen aan te geven. Via 'Taak is eindpunt in een procedure' in het kader 'Start en eindpunt' bepaal je of de taak een eind-status krijgt. In de eind-statussen is het vervolgens mogelijk om een bepaalde status mee te geven aan een kandidaat. In het kader 'Rapportage' kun je aangeven of een kandidaat de status 'Gekwalificeerd' of 'Ongekwalificeerd' moet krijgen wanneer de workflow wordt afgesloten. Tot slot kun je via het kader 'Automatische verwerking' een bepaalde module meegeven aan de eindstatus zoals het archiveren van een kandidaat of een vacature.
Wanneer je alle taken hebt aangemaakt ga je naar de tab 'Locaties'. Via 'Toevoegen locatie' voeg je een nieuwe locatie toe. Een locatie kan een naam zijn van een gebruiker van Peoplexs maar ook de naam van een afdeling. Net als bij de taken kun je hier één locatie als startlocatie aangeven en meerdere eindlocaties. Vervolgens kun je de verschillende locaties koppelen door middel van 'relaties'. Selecteer hier de voorgaande en volgende locatie ten opzicht van een specifieke locatie. Wanneer je alle locaties hebt aangemaakt ga je terug naar de locatietab. Achter elke locatie zie je 'Gebruikers' staan. Via 'Gebruikers kun je aangeven welke gebruikers toegang krijgen tot deze specifieke locaties. Door de gebruikers te markeren krijgen ze toegang tot de specifieke locatie.
Nadat je bovenstaande stappen hebt gevolgd is de workflow aangemaakt. Het is verstandig om deze te testen en de verschillende stappen te doorlopen. Allereerst moet je onder het tabblad 'Eigenschappen' de conditie wijzigen in 'True' zodat de workflow daadwerkelijk opgestart kan worden.
Tip
Wil je dat de workflow wordt opgestart wanneer er een bepaald sollicitatieformulier is ingevuld, dan is het mogelijk om Peoplexs te vragen naar de condities die je hiervoor kunt gebruiken.
Tips & Tricks: Stuur kandidaten door naar een contactpersoon
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Vanuit Peoplexs is het mogelijk om één of meerdere kandidaten door te sturen naar een contactpersoon. Deze actie kun je uitvoeren wanneer je bijvoorbeeld de mening van een contactpersoon wilt hebben over bepaalde kandidaten. Via deze functionaliteit is het mogelijk om tevens de documenten (motivatiebrief en CV), welke toegevoegd zijn onder het kandidatendossier, door te sturen. Dit is een interessante functionaliteit indien je geen gebruik maakt van een managersportal en je kandidaten niet één voor één door wilt sturen naar een contactpersoon.
Binnen Peoplexs is het mogelijk om vanuit een vacature (Recruitment | Vacatures | Kies een vacature | Sollicitaties) kandidaten door te sturen naar een contactpersoon. Onder de het tabblad sollicitaties wordt een lijst getoond met kandidaten die gesolliciteerd hebben op deze specifieke vacature. Selecteer hier allereerst de kandidaten die je wilt doorsturen naar een contactpersoon. Je kunt de kandidaten afzonderlijk selecteren maar ook via 'Allen op deze pagina' of 'Allen'. Bij 'Allen op deze pagina' worden alle kandidaten geselecteerd die op de huidige pagina staan weergegeven. Via 'Allen' worden tevens de kandidaten geselecteerd die staan weergegeven op de overige pagina's. Zodra je de kandidaten hebt geselecteerd kies je via 'Handeling' voor de optie 'Stuur kandidaten naar contactpersonen'. Vervolgens kies je het gewenste emailtemplate en daarna voor 'Selecteer'. In het volgende scherm wordt het emailtemplate weergegeven waaraan de documenten van de kandidaat gekoppeld zijn. Via de checkbox voor het document kun je aangeven of je deze ook daadwerkelijk mee wilt sturen met de mail. Daarna kun je via 'Verstuur per mail' de kandidaten doorsturen naar een contactpersoon.
Tip
Binnen Peoplexs is het niet alleen mogelijk om kandidaten onder een vacature door te sturen naar een contactpersoon. Deze functionaliteit wordt tevens aangeboden via de uitgebreide zoekfunctie (Recruitment | Kandidaten | Uitgebreide zoekfunctie).
Tip
Via macro's is het tevens mogelijk om standaard en customvelden toe te voegen aan de email. Middels deze velden kun je in de mail bepaalde gegevens over de kandidaat plaatsen. Wil je bijvoorbeeld alle namen van de gekoppelde kandidaten in de email weergeven, dan kun je hiervoor de macro's [RepeatStart] en [RepeatEnd] gebruiken.
Dit ziet er dan als volgt uit:
[RepeatStart]
- [VoornaamKandidaat] [NaamKandidaat]
[RepeatEnd]
Tip
Indien de motivatie via het standaardveld in Peoplexs wordt meegezonden tijdens een sollicitatie, is het niet mogelijk deze als bijlage toe te voegen aan de mail die doorgestuurd wordt naar de contactpersoon. Dit is alleen mogelijk wanneer de motivatie als een bestand (Word/Pfd) is meegezonden bij de sollicitatie. Wel kun je de motivatie toevoegen aan de mail via de macro [Applications.ApplicationMotivation].
Wil je meer weten over het opzetten van templates, ga dan naar de Tip and Trick: Hoe stel ik een template op in Peoplexs
Tips & Tricks: Hoe stel ik een template op in Peoplexs
Niveau: beginners | gevorderden | experts
Gebruiker: portal user | light user | full user | administrator
Binnen Peoplexs is het mogelijk om email-templates aan te maken. Een email-template kun je aanmaken via Setup | Templates. Allereerst vind je hier een overzicht van alle email-templates die zijn aangemaakt voor jullie Peoplexs omgeving. Hier is het mogelijk om als gebruiker nieuwe templates toe te voegen en bestaande templates te wijzigen.
Toevoegen email-template.
Wil je een nieuw emailtemplate toevoegen dan is dit mogelijk via Setup | Templates | Toevoegen template. Wanneer je voor 'Toevoegen template' hebt gekozen is het mogelijk om in het volgende scherm de setup van de nieuwe template in te geven. Allereerst dien je de template een naam te geven. Vervolgens kies je bij 'Format' of het template verzonden dient te worden als een tekst met opmaak (html) of als een platte tekst zonder opmaak (tekst). Nadat je het 'Format' hebt gekozen kun je het template koppelen aan een element (Accounts, Contactpersonen, Kandidaten, Algemeen) binnen Peoplexs. Wil je bijvoorbeeld een template opstellen voor het aannemen of afwijzen van een kandidaat dan dien je het element 'Kandidaat' te kiezen. Het template is dan alleen beschikbaar onder het element 'Kandidaten'. Tot slot kun je bij 'Taal' de locale voor het template kiezen.
Door middel van 'Gebruikt voor' is het mogelijk om specifiek aan te geven in welke situatie het template gebruikt dient te worden. Het template wordt dan beschikbaar gesteld wanneer deze specifieke actie uitgevoerd wordt. Wanneer bij 'Gebruikt voor' bijvoorbeeld is gekozen voor 'Automatisch kandidaten doorsturen' wordt het template getoond wanneer je één of meerdere kandidaten doorstuurt naar een contactpersoon.
Alle bovenstaande keuzes in de setup van het template kunnen in een later stadium worden gewijzigd. Echter is er één uitzondering, dat is de locale. Wil je voor een andere locale hetzelfde template aanmaken dan dien je hiervoor een nieuwe template aan te maken via 'Toevoegen template'. In de setup van de template geef je bij 'Taal' de nieuwe locale aan en kies je bij 'Nieuwe landinstelling voor sjabloon' de originele template. Wanneer je deze geselecteerd hebt klik je op 'Bewaar'. Er wordt nu een nieuw template aangemaakt met dezelfde setup als het origineel, echter met een nieuwe locale.
Nu de template is aangemaakt kun je de tekst gaan toevoegen. In het scherm zie je vier tabs staan: 'Overzicht', 'Template', 'HTML versie' en 'Tekst versie'. De tab 'Overzicht' geeft een samenvatting van de overige tabs. Via de tabs 'HTML' versie en 'Text versie' wordt de tekst aan het template toegevoegd. Het onderwerp onder beide tabs is altijd gelijk: wanneer je een onderwerp toevoegt onder 'HTML versie' en deze bewaart wordt deze ook opgeslagen onder de 'Tekst versie'. In het tekstveld onder de tab 'HTML versie' is het mogelijk om de tekst toe te voegen met opmaak via de tekst-editor boven het tekstveld. In het tekstveld onder de tab 'Text versie' kun je alleen platte tekst ingeven (tekst zonder opmaak).
Het is van groot belang dat de emailtekst via Kladblok (Notepad) naar het tekstveld wordt gekopieerd. Zorg er allereerst voor dat het tekstveld echt leeg is. Om dit te controleren kun je op 'Source' klikken in de editor. Hiermee wordt in het tekstveld de HTML-broncodes getoond. Zorg ervoor dat alle broncodes zijn verwijderd. Vervolgens kopieer je de tekst vanuit het kladblok naar het tekstveld. Wanneer je deze tekst een bepaalde opmaak mee wilt geven en bijvoorbeeld met bullets of afbeeldingen wilt werken, kun je dit doen via de editor boven het tekstveld. Wil je dat bepaalde informatie in de template automatisch wordt ingevuld dan kun je hiervoor macro's toevoegen. De Macro's staan rechts van het tekstveld weergegeven.
Wanneer je de tekst correct in het tekstveld hebt geplaatst, kun je hiervan een kopie plaatsen onder de tab 'Tekst versie'. Dit voor het (inmiddels zeldzame) geval dat de ontvanger van de mail geen HTML-mails kan weergeven. Kies tot slot 'Bewaar' en ga naar de tab 'Template'. Hier kun je aangeven voor welke gebruikers de template beschikbaar moet zijn. Voor het beschikbaar maken van het template vink je 'Beschikbaar voor gebruik' aan. Daarnaast is het mogelijk om het template beschikbaar te maken voor alle gebruikers of voor slechts één gebruiker. Via 'Stuur naar gebruiker' kun je een specifieke gebruiker selecteren voor wie het template beschikbaar wordt gesteld. Met 'beschikbaar voor allen' maak je het template beschikbaar voor alle gebruikers. Tot slot is het nog mogelijk om een toelichting op de template op te nemen in het veld 'Omschrijving'.
Verwijderen van een template
Wil je een bestaande email-template verwijderen dan kun je voor de naam kiezen in de lijst met email-templates. De template-tab van de template wordt dan geopend. Onderaan het kader vindt je de'Verwijder' button waarmee je het template kunt verwijderen. Wanneer je hiervoor hebt gekozen krijg je een bevestigingsscherm waarmee je het template definitief kan verwijderen. Let op: deze kan niet worden teruggezet.
Tip
Het is mogelijk dat je een nieuw template hebt aangemaakt maar deze niet zichtbaar is bij de acties die je wilt uitvoeren. Het is in dit geval verstandig om eerst te controleren of het template beschikbaar is gesteld voor gebruik en voor welke gebruikers deze beschikbaar is gesteld. Daarnaast kun je controleren of het template aan het juiste element is gekoppeld. Is dit niet het geval dan zal deze niet zichtbaar zijn.
Top 5 ideeën:
-
(20 stemmen) Alert nieuwe kandidaat in database
-
(18 stemmen) Vorige knop in PXS
-
(14 stemmen) Sollicitatie verwijderen in PXS
-
(14 stemmen) Filters kopieren en hergebruiken
-
(23 stemmen) Kopiëren workflow
Uitgevoerde ideëen
2012-03:
Recente entries
Geen recente entries.Recente Reacties
Maximize your PeopleXS
daywizedemo zei: Hoi Eelco,
conform jullie verzoek afgelopen vrijdag; kan je aangeven hoe het volgende werkt en wa...
[Meer]
Als een bakker zich zou gedragen als een gemiddelde recruitment site
frank zei: ijzersterk, helaas in veel gevallen wel de 'bare truth'.
Je zou er bijna geen brood meer om eten.
[Meer]
Ander perspectief op Social Media
neal zei: www.youtube.com/watch?v=s...
[Meer]
Ander perspectief op Social Media
neal zei: Check deze link trouwens op Youtube over Social Media. Erg interessant.
[Meer]
De toekomst van het Sociale Web
neal zei: Zeer interessant info Eelco! Na dit gelezen te hebben, is het mij duidelijk HOEVEEL potentie social ...
[Meer]
Zoeken
Abonneren
Geef uw e-mailadres om u te abonneren op deze blog.
RSS
